Beaucoup trop d’intranets, répondant pourtant parfaitement aux enjeux définis en amont, sont de ce fait passés à la trappe. Comment éviter un tel échec ? Supports de communication, sessions de formation et de sensibilisation, etc. Comme on va le voir, de nombreuses solutions existent pour dépasser cet obstacle.
La sensibilisation des utilisateurs
En amont de tout lancement, un plan de communication interne permet de faire connaîitre le nouveau site à un premier niveau. Il est conseillé d’en confier la conception au service du même nom. En collaboration avec la direction des systèmes d’information (DSI), ce dernier peut exploiter l’ensemble des canaux qu’il a l’habitude d’utiliser (note interne, etc.).
Sur ce terrain, certains retours d’expérience révèlent que l’exploitation du journal interne est souvent judicieuse. Cependant, un simple article ne suffit pas toujours à faire passer le message. Pour attirer l’attention du lecteur et le sensibiliser aux avantages de la plate-forme, la mise en avant d’un retour d’expérience, celui de départements pilotes par exemple, paraît pour beaucoup de grands groupes une excellente formule. Sans compter qu’un tel message contribue à générer une démarche de marketing viral autour du projet.
Une organisation décentralisée
Le jour de l’ouverture, cette politique se poursuit. Lors de cette étape, l’objectif consiste à attirer l’attention du personnel en « créant l’événement ». Au programme des actions possibles ici : le paramétrage des navigateurs Web pour les faire pointer par défaut vers la page d’accueil de l’intranet, l’édition d’affiches ou encore l’organisation de présentations.
Aux côtés de cet ensemble, les sessions de formation font souvent figure de point d’orgue au sein du processus. Leur objectif ? Elles visent à fournir aux contributeurs métier le bagage nécessaire à l’alimentation du site en contenu spécifique. Notons que cette démarche d’accompagnement du changement est grandement facilitée lorsqu’elle vient se calquer sur une stratégie de management de longue date. C’est notamment le cas si l’intranet a pour but d’optimiser les échanges entre communautés de pratique préexistantes (cf. le cas de Thalès).
La qualification de l’information
Une fois la plate-forme en production, cette méthodologie de management prend alors tout son sens : l’implication des groupes de contributeurs assure en effet la fraîcheur de l’information. Or avec la structuration des données et leur pertinence, il s’agit sans doute là d’un des principaux éléments générateurs de trafic sur un intranet.
Derniers enjeux généralement pointés du doigt : la nécessité de qualifier l’information (date de création, version, projet, etc.) et d’homogénéiser les modes d’accès. Ces questions deviennent un véritable défi dans le cas d’intranets de grands groupes. En fonction du nombre de sites qu’il recouvre, la mise en place d’un service de coordination et l’élaboration d’une charte éditoriale peuvent devenir indispensable.
😕 Intranet ?? kesako ?
Intranet / Extranet : quel périmètre ?
source : www.journaldunet.com